Aktivnosti pred, med in po sejmu: načrtovanje, vzpostavitev stikov in vzdrževanje odnosov

Udeležba na sejmih se na prvi pogled zdi kot povsem enostaven projekt. Kakšne dolgotrajne priprave pa potrebujemo? Najeli smo prostor na sejmu, obrisali prah z naše lanske sejemske stojnice ali pa celo najeli žalostno in obtolčeno belo »škatlo«, ki jo ponuja organizator, iz omare smo vzeli nekaj generičnih brošur in to je to. Prodajalca bo spremljala kar najeta hostesa, ki je za naše podjetje prvič in edinkrat slišala malo pred sejmom. Stvar rešena, če pohitimo, celo v enem kaotičnem tednu!

Ko se po takšni pripravi vrnemo s sejma, spet ugotavljamo, da so sejmi precej nesmiselni. Spet se nam nič ni poznalo na prodaji in pridobili nismo nobenih novih kontaktov. Tista ekipa, ki se je ob stojnici spomnila organizirati kakšno nagradno igro, si vsaj sprva mane roke – nekaj kontaktov se je pa le nabralo! Kmalu je tudi njim jasno, da ljudi, ki sodelujejo v nagradni igri, niti najmanj ne zanima njihova ponudba in da so za nadaljnjo obravnavo večinoma neuporabni.

Čeprav je prisotnost na sejmih za številna podjetja še vedno ena od ključnih marketinških aktivnosti, vse prepogosto vidimo, da priprave nanje zanemarijo ali jih opravijo površno in brez posebnega načrta. Vsi smo se kdaj kakšnega navidez lahkega projekta lotili z levo roko, nato pa ugotovili, da smo ga podcenjevali in da rezultatov na tak način ne moremo pričakovati. S sejmi je enako – na nekatere ključne se je treba začeti pripravljati že slabo leto pred dogodkom, prav na vsakega pa vsaj pol leta pred začetkom, in sicer s seznamom aktivnosti, ki sežejo veliko dlje od sejemske lokacije.

Pred sejmom: čas za načrtovanje in obveščanje

Prva naloga pred sejmom je določitev ciljev in »Gremo, ker gremo vsako leto« ni cilj. »Moramo se pojaviti« prav tako ne. Če ne postavite merljivih in natančnih ciljev, bo rezultat temu ustrezen. Zato določite konkretne cilje sejemske udeležbe, od skupne prodaje in števila novih kontaktov do medijske izpostavljenosti. Dovolj zgodaj morate tudi vedeti, katere materiale bo potrebovala sejemska postavitev, katere že imate in katere bo treba dokupiti. Dobro premislite in se po potrebi posvetujte tudi s strokovnjaki, ki vam lahko pomagajo z načrtovanjem sejemske postavitve, predvsem pa s komunikacijo, prilagojeno zastavljenim ciljem.

Premislite, kakšne aktivnosti boste izvajali na stojnici – ali boste priredili nagradne igre ali izzive za obiskovalce, prikazali delovanje svojih izdelkov ali zajemali podatke obiskovalcev s tablico. Vseeno pa ne pozabite, da si morate dobršen del obiskovalcev na stojnici pripraviti sami.

Tako se že pred sejmom začnejo odvijati pomembne promocijske aktivnosti – treba je obvestiti vašo ciljno javnost, da boste prisotni na sejmu, kjer boste na voljo za pogovor, dodatne informacije in tudi daljše osebno srečanje. Najbolje, da to naredite tako s sporočili v medijih, ki jih berejo vaše potencialne in obstoječe stranke, kot tudi s posebnim e-mailom, ki ga pošljete na bazo stikov v regiji, kjer se bo sejem odvijal. Poglejte tudi, ali na sejmu razstavlja kakšna potencialna ali obstoječa stranka, v času sejma pa tudi dogovorite večerje in sestanke s strankami in partnerji, ki se bodo udeležili sejma. Vsaka prisotnost na sejmu je dobra priložnost za obnovo in utrditev obstoječih poslovnih vezi.   

Med sejmom: zbiranje kontaktov in prvi stik z njimi

Na sejmu imate navadno naslednje tri naloge: predstavitev podjetja, njegovih storitev in izdelkov v najboljši luči, prodajo in zbiranje kontaktov. Zlasti slednje je najpogosteje slabo razumljeno. Prodajalci imajo občutek, da bo vsaka oseba iz kupa vizitk dober potencialni kupec in da bo komaj pričakovala klic prodaje v tednih po sejmu. V praksi je to zelo redko, pogosteje pa se zgodi, da se vas tudi obiskovalec, ki se je s prodajalci na stojnici pogovarjal lep čas, ne spomni. V enem dnevu je videl milijon in eno stvar, govoril s celim kupom podobnih ponudnikov izdelkov in storitev, zapomnil pa si jih je le malo ali pa jih je med seboj celo pomešal. Lahko ste še tako prepričani, da so vaše podjetje in izdelki nekaj posebnega in nepozabni, a če ne boste z zbranimi kontakti vzpostavili stika še isti dan, naslednji dan že ne bodo več vedeli za vas. O pošiljanju prvega e-maila teden ali dva po obisku sejma kar pozabite – takrat so njihove misli že drugje, čisto možno pa je tudi, da so vas že prehiteli drugi razstavljavci.

Če želite doseči kakršno koli odzivnost, boste morali imeti že v času sejma vzpostavljen sistem za pošiljanje e-mailov kontaktom, ki ste jih nabrali tisti dan. Obiskovalci sejma gredo zvečer v hotel ali domov in brez izjeme pregledajo svoje e-maile. Če jim pošljete kratek opomnik in jih spomnite, da so bili tisti dan na vaši stojnici, se tako jasno ločite od povprečja in imate večjo možnost, da jim ostanete v spominu. Če drugega ne, bodo vsaj vedeli, kje iskati, ko bodo potrebovali izdelek ali storitev vašega podjetja.

Po sejmu: ohranjanje stikov in grajenje dolgoročnih odnosov

Prodajne priložnosti, ki jih obdelate na sejmu, v največ primerih še niso blizu zaključenega posla. Tistih pet minut na sejemski stojnici v večini industrij ni dovolj za odločitev o nakupu, zato je izjemno pomembno, kako učinkovito in odzivno komunicirate po sejmu.

Obiskovalci sejma v enem dnevu vidijo ogromno stojnic ter predstavitev izdelkov in storitev. Z vseh strani so v kratkem času bombardirani z informacijami in iluzorno je misliti, da si bodo zapomnili vse. Najverjetneje si ne bodo zapomnili skoraj ničesar – zato je pomembno, da vi poskrbite za to, da vas ne pozabijo. Če boste odgovornost za to, da vas znova najdejo, se informirajo o vas in vaših rešitvah ter vzdržujejo stike po sejmu, prenesli nanje, potem bo rezultat vsake udeležbe na sejmu slab, prodaja pa zgolj naključna.

Dan po vrnitvi s sejma je dan za analizo potencialnih strank, vpis novih stikov v CRM-sistem in zadolžitev prodaje za takojšnje nadaljevanje pogovorov in grajenje odnosov. Vsak dan, ki mine brez teh aktivnosti, je izgubljen, saj vas imajo obiskovalci sejma vsak dan manj v spominu. Z ekipo smo bili pred časom na nekem sejmu naše industrije, kjer smo med drugim naleteli na podjetje, ki je prodajalo ekrane po meri za sejme. Ko smo se vrnili domov, smo še govorili o tem, da jih bomo dodali v svojo ponudbo. A ker smo imeli tudi druge skrbi in se nihče od nas na hitro ni spomnil imena podjetja, oni pa nas tudi nikoli niso kontaktirali, je spomin počasi zbledel in ostali so brez posla.

Poleg analize udeležbe na sejmu in poročila je pomembno tudi, da ocenite uspešnost udeležbe glede na zastavljene cilje ter pregledate stroške sejma in jih primerjate s proračunom, ki ste ga zastavili na začetku. Sledi ocena povrnitve investicije sejma in oblikovanje priporočil o udeležbi na enakem sejmu prihodnje leto. Šele tako boste znali upravičiti prisotnost na sejmu ali pa na drugi strani odločitev, da se ga ne boste več udeleževali.