Zakaj moramo poznati vaš projektni proračun?

Moja pot iz klasičnega delovnega razmerja v vode marketinškega svetovanja in projektnega dela se je začela na enak način kot pri večini. Ko sem še sedel v pisarni in opravljal delo po pogodbi za nedoločen čas, me je k sodelovanju povabilo neko drugo podjetje. Bili so stabilni, a finančno preveč vezani na storitve, ki so jih opravljali za eno samo stranko, zato so si zaželeli razvoja drugih izdelkov in njihove prodaje na, recimo temu, odprtem trgu. Kot je v navadi v takšnih primerih, jih je zamikal potencial na prvi pogled brezmejnega tržišča v tujini.

Bil sem še svež in naiven, tako da so pogovori potekali malo čudno. Medtem ko sem jaz razmišljal o potencialu načrtov podjetja in naporu (beri: stroških in urah) predstavitve izdelkov na tujih trgih, dodani vrednosti, ciljnih skupinah kupcev in konkurenčni predstavitvi prednosti, sem bil povabljen na ... razgovor. Temu je sledila prošnja, naj definiram svoj pristop bolj podrobno in po e-pošti sem prejel dokument z več kot 30 vprašanji, ki so predvidevala vsebinske rešitve in predloge. Kako bi se lotil reševanja težave?

Morda ste že začutili prvi pomislek. Takšna naloga je takole, na zalogo, skoraj nemogoča. Vsekakor resen poskus zahteva vsaj 2 dni dela. Ali so enako poslali 30 ljudem, ki jim bodo skupaj brezplačno poslali 60 dni strokovnega materiala, ne bodo pa sodelovali z nikomer? Ubral sem nekaj bližnjic in na tista vprašanja, ki so bila preveč obsežna, preprosto odgovoril s povezavami na reference. »Če vas zanima, kako te probleme rešujem, si oglejte gradivo na povezavi.«

Na koncu se moj črnogledi pomislek ni uresničil, smo se pa po še nekaj srečanjih in precej obsežnem angažmaju zaleteli v drugo oviro. Denar smo omenili šele čisto na koncu in ugotovili, da so bila njihova finančna pričakovanja tako daleč od mojih, da skupna pot ni bila mogoča. Če bi to vedeli prvi dan, bi si vsi skupaj prihranili precej napora.

Do cenovnih pogajanj imamo pri nas kar čuden odnos

Ta odnos se kaže na vseh področjih. Delodajalci kandidate sprašujejo po plači, ki so jo imeli v prejšnjem podjetju, kot da bi to imelo kakršno koli povezavo z rezultati, ki jih želijo z novim zaposlenim doseči. Kupci pošljejo slabo definirana povpraševanja po ponudbah dobaviteljem, nato pa najcenejše stisnejo še malo v kot in se potrepljajo po rami, ker so kupili najcenejši izdelek. Še bolj divje je v podjetjih, kjer se izdelkov ne da izmeriti v kilogramih, posebej pa tam, kjer je ena od komponent storitve oblikovanje. Tam kupci pričakujejo, da bodo ponudniki kar vsevprek oblikovali, razvijali in risali predloge, nato pa se bo nekdo pri kupcu odločil, kaj mu je všeč (o tem smo se že razpisali v zapisu Vseeno mi je, če vam je všeč).

Najpogosteje tisti, ki kupuje ali plačuje, resen pristop k projektu (zaposlovanja ali nakupa storitve) zamenja za cenovno racionalizacijo. Ne bo iskal najboljšega človeka ali projekta, ki bo izboljšal njihove rezultate, ampak najcenejšega, ki bo oddelal nujno potrebno.

Tako pristopa iz izhodišča, ko se premalo poglobi v sam projekt, zato prav nikomur nič ne zaupa, pogajanja pa potekajo z edinim ciljem iskanja najcenejše izbire. Na drugi strani so se ponudniki nekako sprijaznili s stanjem in se na takšna povpraševanja tudi odzivajo. Govoril sem že z iskalci zaposlitve, ki vedno znova hodijo na razgovore, kjer jim na koncu ponudijo minimalno plačo in davčno sporne drobtinice v obliki fiktivnih potnih stroškov. Med oglasi za strateška delovna mesta produktnega vodenja zasledimo take, ki si želijo študenta višjega letnika. Ker je poceni, jasno. Govoril sem tudi z oblikovalci, ki samo žalostno skomignejo z rameni in pravijo, tako pač je. Tudi po deset predlogov naredijo na podlagi slabih in neopredeljenih specifikacij, da dobijo en sam posel, pa še takrat jim po izbiri izvajalca povejo, kakšno ceno so predvideli za izvedbo.

Pri vsem skupaj me ne moti več tak proces naročanja, na podobna povpraševanja se naše podjetje že lep čas ne odziva več. Težava je v tem, da takšni pristopi najbolj škodujejo prav naročnikom.

Ko pogovor pripelje do denarja, vsem postane malo neprijetno

Zgodilo se je že, da stranka, ki si je vzela čas in se pripeljala na sestanek, o vrednosti projekta sejemskega nastopa ali POS-izpostavitve sploh ni hotela govoriti. Bili smo že v izvedbeni fazi pogovorov, govorili smo o poslovnih ciljih kampanje, ciljnem tržišču, ki ga nagovarjajo, in konkurenčnih prednostih. Pripravljena smo imeli že vsa izhodišča za oblikovanje in strategijo njihovega nastopa na tržišču, proračun pa je ostajal skrivnost. Njihov zadržek smo hitro identificirali. Če nam povedo, koliko denarja imajo, bomo mi preprosto rekli, da projekt toliko stane.

To je na nek način res. Povedali jim bomo, kaj so lahko znotraj takšnega proračuna njihova realna pričakovanja. Povedali bomo, kaj lahko za ta denar dobijo, nato pa se lahko začnemo pogovarjati o tem, ali potrebujejo takšno rešitev ali ne. Morda se bodo morali soočiti s kruto realnostjo, da so investicijo hudo podcenili, morda pa bomo prišli do tega, da se bodo z dodeljenim proračunom rajši omejili na bolj racionalno izvedbo in morda povečali obseg aktivnosti (se udeležili dodatnega sejma ali povečali število prodajnih izpostavitev). V vsakem primeru ponudniki nismo bebci. Tisti, ki brez sramu nevedni stranki zaračunajo dvakrat več od »normalne« cene, so že zdavnaj prišli na slab glas in utonili v pozabo.

Proračuna včasih dejansko niti ni. Ta izziv je za kupca sila neprijeten. Včasih podjetja ne vedo, s čim primerjati aktivnosti – nimajo proračuna, zato se v pomanjkanju informacij temi izogibajo do onemoglosti.

V tem primeru je najbolje, da ponudnika prosite, da vam pokaže par primerov iz preteklosti in pove, v katerih cenovnih razponih se gibljejo. Takrat se lahko odločite za pravi pristop in prihranili si boste veliko časa.

Zadrege ne rešujte s povpraševanji po brezplačnih ponudbah

Pri skoraj polovici potencialnih projektov se srečamo s strankami, ki so k nam pristopile s težavo. Lanski pristop do sejma ali POS-promocije ni več dovolj dober, niso pa prepričane, kako naprej. Ko se z njimi poglobljeno pogovorimo o ciljih kampanje in strategiji komunikacije, jim pošljemo ponudbo za vsebinski in oblikovni projekt, ki bo jasno predstavil, kaj bodo dobili v roke in natančno oceno stroška izvedbe.

Če ste spregledali pomembno podrobnost, naj jo poudarim. Strankam pošljemo ponudbo za plačljiv projekt oblikovnega in vsebinskega pristopa. Stranka, seveda, vsaj iz higienskih razlogov, po ponudbah povpraša še druge izvajalce, od njih pa v kratkem času dobi brezplačni design.

Koliko časa in razmisleka so posvetili brezplačnemu oblikovanju sejma? Če malo poenostavim, so projekt, ki so ga naredili že desetkrat, pobarvali v barve stranke in nanj prilepili njen logotip. Morda so se celo potrudili in s spletnega mesta stranke prekopirali njihov slogan. Je to res pravi pristop do dragega prodajnega projekta, ki naj na točno določenem mestu določeni vrsti strank predstavi prednosti podjetja? Se to sploh lahko primerja z izdelano marketinško kampanjo?

Poskus primerjave obeh ponudb vodi samo v frustracijo. V eni roki imate kup prebarvanih generičnih rešitev, v drugi pa projekte, ki jih sicer razumete, a jih ne vidite. Brezplačni projekti so bili v drugi barvi ponujeni proizvajalcem mleka, gradbenih strojev, otroških igrač in še komu. Je to res edina razlika med njihovimi poslovnimi modeli in prodajnimi procesi? Si res upate uspešnost sejma in precejšnjo investicijo denarja in časa obesiti na nastop, ki komunicira samo barvo in logotip?

Na tej točki nimam drugega nasveta kot to, da (malo) tvegate. Ponudnikom jasno povejte, kakšen je vaš proračun že na začetku, opredelite tudi strošek vsebinskega predloga in se podrobneje pogovorite s ponudniki, katerih delo in reference vam na prvi pogled zbujajo več zaupanja. Takšen pristop ne bo brezplačen, a se boste namesto med 30 nedomišljenimi in neprimerljivimi predlogi odločali med dvema ali tremi, ki bodo narejeni strokovno in skrbno, predvsem pa bodo imeli za cilj izboljšanje vaših komercialnih rezultatov in ne samo oddaje še ene brezplačne ponudbe.